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Excel会计信息化管理与应用

中国水利水电出版社

【作者】梁竞敏

【I S B N 】978-7-5084-5466-5

【责任编辑】张玉玲

【适用读者群】高职高专

【出版时间】2013-01-25

【开本】16开

【装帧信息】平装（光膜）

【版次】第1版第1次印刷

【页数】156

【千字数】240

【印张】9.75

【定价】￥19

【丛书】21世纪高职高专创新精品规划教材

【备注信息】

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本书结合了作者多年来的教学及企业信息化的工作体会，运用Excel电子表格设计一个简易可用的会计信息系统。全书采用项目导向、任务化组织的方式，将会计信息系统分解为10个具体的学习任务。本书通俗易懂、深入浅出，采用标准函数实现了所有会计核算的流程，设计精简，运行高效。

本书侧重原理与应用的有机结合，有机地整合了会计、数据库、电子表格等知识，在力求简洁易懂的同时，侧重信息管理中的核心工作（数据逻辑及数据组织），强调“教学做一体化”的教学组织方法。通过本书的学习，读者一方面可建立一个会计信息化管理系统并掌握实现会计信息化的过程方法，另一方面会对会计信息化的数据组织方法有一个深刻而清晰的理解，同时会具备多学科知识的综合运用能力，并更加精通复杂电子报表的编制。

本书可作为高等院校财经管理类本科生、高职高专学校财经管理类、信息管理类及计算机应用类学生的会计信息化教材，也可作为在职会计人员和审计人员的培训书或参考书（任务8应用了VBA编程，适合有一定计算机编程基础的读者，因而可根据实际情况作选择，不影响其余9个任务的完整性）。

1．采用项目导向、任务组织的方式，将会计信息系统分解为10个具体的学习任务

2．侧重原理与应用的有机结合，在力求简介易懂的同事，侧重信息管理中的核心工作，强调“教学一体化”的教学组织方法

3．通俗易懂、深入浅出，采用标准函数实现了所有会计核算的流程，设计精简，运行高效

由于信息技术的发展，计算机和会计两个学科已经进行了深入的交流与互动，在应用上也日趋丰富。但有时候我总觉得自己像一只能在夜里飞行的蝙蝠，因为对于本书所描述的教学方法，我常受到会计方面人士的质疑，同时也常受到计算机人士的质疑。为什么在课堂中采用这种教学方法呢？下面容许我阐述一下。

致会计学习者及教学同行

我经常碰到来自会计方面的教学同行及学生问：为什么会计专业的学生要去设计一个会计信息系统呢？有必要吗？反正又不是搞计算机编程的，去学习一个现成的会计软件的操作不就行了？……

但同时，有不少会计毕业生与我说起，在找工作的时候，用人单位总会问：“你会使用金蝶的系统吗？”或者“你会使用用友财务系统吗？”……

当毕业生面对这种问题的时候，心里往往会慌乱，因为在学校的学习中不可能把市面上所有的会计信息系统都学一遍，如果所学的刚好是企业所问的，那当然最好，但一旦不一样的时候，他们心里就没底了。

“但是，所有的会计信息系统都几乎一样的啊！”我往往会如此开导，但每当我这么说，这些可爱的毕业生们总是用疑虑的眼神看着我，有些人会喃喃地说:“我还是没有信心的。”有些人干脆不吭声了，我知道他们并不认可我的话。

但是，在我看来，所有的会计信息系统确实都是几乎一样的，因为里面的数据逻辑都是根据会计等式演变而来，不可能有本质上的区别，只要弄明白了数据是如何存储的、如何读取的以及如何组织的，还需担心软件如何使用吗？

我曾经认识一位会计，她新进一家酒店集团工作，入职后才发现原来该集团原是国营企业，正准备转制，在转制前需要将前溯五年的数据整理审计，而原会计觉得这任务太艰巨而离职，她就如此糊里糊涂地接手了这工作。在前前后后忙乎了几个月后，进行到了固定资产清理，因为酒店行业的特点，从开业以来，大大小小的东西（大到供暖水设备，小到床垫、地毯等）往往都作为固定资产登记了，数据量非常的大。她连续整理了几天，每天工作到深夜，还是整理不出来，按她自己的说法是“快疯掉了”。后来我帮她用Excel表格来处理（也就是本书的任务10固定资产折旧表），前后用了两个多小时就全部整理完成，而且原先哪些数据是准确的，哪些数据是有误的，可谓一目了然。当工作完成的时候，她由衷地感叹要是自己也懂那么一点编程的知识就好了。我当时问她：“你不是也学过会计电算化，也学过Excel吗？”她回答说：“我只会按常规来处理啊！”

这些事情促使我从另一个角度来思考问题，虽然在很多人眼里计算机编程很复杂，但如果希望在计算机上实现任何数据逻辑上的应用，计算机编程还是不可或缺的。那么有没有一种教学方法能去繁存精，让没有学过编程的会计人士也能掌握一些使用计算机来组织数据的方法呢？这个想法就是我编写本书的最初动力。

其实任何会计信息系统的数据逻辑都是一样的，组织方法也是相似的，我希望会计工作者能通过本书的学习，深刻理解会计的数据在计算机中组织的方法，然后再去审视各种各样的会计信息化系统，待完成本书的学习后，你将会发现你是站在一个高度来看待这些会计信息化软件，而不是仰望着它们。

致计算机学习者及教学同行的一些话

在回答了会计人士的问题后，也常有计算机方面的教学同行或学生问我以下问题：为什么计算机专业的学生要学习会计的知识呢？我们又不打算从事会计工作，学这些有什么用吗？……

在回答这些问题前，请允许我聊一聊自己的一些经历。

当我刚从大学校园走出，有幸得到一位前辈教师的指引，一同开发一套有关校外班管理的信息系统，当时自己并没有多少开发的经验，是一边学习一边开发的。随着开发的深入，自己感到难度越来越大，倒不是因为代码的复杂，更多是因为刚到学校工作，对学校方面的管理知识如教务管理、学籍管理等非常陌生，以至于最后我只能承担一些外围的开发工作，在那时突然意识到其实只懂编码是远远不够的。

后来一次偶然的机会，为一企业开发一套DRP（分销资源计划）信息系统，组建了一个团队进行工作，这个项目前后花了近三年的时间才算勉强完成。在此项目过程中，我碰到了莫大的困难，有技术方面的困难，有团队协作方面的困难，也有对企业的业务流程剖析不够的困难，而让我最为难忘的是在相当长的一段时间里，我根本无法和企业的财务部门进行有效的沟通，因为自己的财务知识是空白的，而同时企业方的几位会计人员的计算机知识都比较薄弱，因而在整个项目过程中感觉我们都在各说各话，总是无法达成一致，而最后企业方的主管不得不经常在财务部门间及项目组间来回奔波协调，最后，有点失去耐心的主管婉转地向我们提出：或者你们项目组应该指派一位懂财务的人来。后来我陆续又接触了几个企业的项目，也出现了同样的问题，最后我不得不痛定思痛，认认真真地将会计方面的知识学了一遍。

我也曾推荐毕业生给企业，从用人单位陆陆续续反馈回来的众多建议里，其中有一条建议很有意思：有一位毕业生在一家计算机软件公司工作，他负责给一家零售企业实施一套销售管理系统，而那家零售企业的老总恰好是我曾有缘相识的，他也很婉转地说过，如果那位实施工程师（指那毕业生）能懂一些财务的知识就更好了，这个项目或者可以更早完成。而那毕业生后来跟我说：“老师，我们的财务知识太匮乏了！实施项目时很多问题都无法解决，学计算机的人还是应该学好财务的。我要去夜大补习这方面的知识。”

有了这些切身的经历后，我意识到会计中的数据是企业经济活动中的基础数据，离开这些数据而向企业空谈信息管理是不合理的。于是我开始认真思考作为运用计算机为企业研发应用的人是否应该都学习一些会计的知识。后来我发现新加坡南洋理工学院的计算机专业也开设了会计相关的课程。

决定了需开设一些会计相关的课程后，就要认真思考具体开设哪些课程及相应课程标准了。在这几年的探索中，我觉得可在计算机应用、计算机信息管理、经济信息管理或相关专业第二或第三学期开设《基础会计》课程，《基础会计》是一门非常成熟的课程，实操性很强，不同学校的教法或有差异，但应注意的是，完成该课程的学习后应具备会计分录处理能力及编制资产负债表、利润表的能力（现金流量表可作备选）；如果条件允许，最好再开设一门全盘手工账的实训课程；到了高年级再开设《会计信息化管理》或相似课程，而《会计信息化管理》课程的教法则建议采用类似本书的方法，强调在“做中学”，强调内在数据逻辑等，而不是泛泛去谈信息系统的优越性、数据库的效率等。

最近几年笔者接连有幸承担了《财务信息系统应用与开发》、《会计信息系统》等课程的教学工作，通过这些教学经历，对会计信息化有了更深刻的认识，也更深刻地理解学生在学习过程中的想法、碰到的困惑等。通过逐步调整教学的内容与方法，大体形成了以本书内容为主体的教学模式，并根据具体情况适当增减一些内容。通过这几年的探索，个人觉得教学效果还是不错的。从笔者的视角去观察，学生完成学习后，能将数据库、会计、Excel等知识有机地结合在一起，可以熟练地综合运用，同时形成了对会计信息化工作既具体又综观的概念，对没有接触过的商用会计信息化软件也能快速上手，而不再惧怕碰到不同的会计信息化软件。学生也向笔者表示，通过课程的学习，以前很多觉得难以理解的知识都好像突然变得简单而清晰了。

当然，学无止境，笔者也还处于不停探索学习的过程中，限于自身水平，不足与错漏在所难免，恳请广大读者批评、指正。另外，在教学或学习过程中，如果有觉得需要讨论的地方，不妨发邮件与我联系（gzmliang@126.com）。

编者

2012年11月

任务1 会计科目表 1
1.1 预备知识 1
1.1.1 会计等式与会计要素 1
1.1.2 会计科目 1
1.1.3 会计账户与会计科目的关系 3
1.1.4 复式记账要点 3
1.1.5 项目前的准备 6
1.2 任务过程 7
1.2.1 会计科目表的建立 7
1.2.2 会计科目表设置 14
1.2.3 期初余额数据录入 16
1.2.4 定义区域名称 17
1.3 本节教学或学习重点 18
任务2 记账凭证汇总表 19
2.1 预备知识 19
2.1.1 会计凭证 19
2.1.2 记账的业务流程 20
2.2 任务过程 22
2.2.1 会计凭证汇总表的设计 22
2.2.2 建立“会计凭证汇总表” 23
2.2.3 记账凭证汇总表的设置 23
2.2.4 记账凭证的录入 27
2.3 本节教学或学习重点 27
任务3 现金日记账 28
3.1 现金分类账的设计的总体思路 28
3.2 任务过程 29
3.2.1 现金账底表的建立 29
3.2.2 读取“现金”相关数据 29
3.2.3 将与现金相关的数据返回到
Excel表格中 35
3.2.4 将与数据按格式排列 36
3.3 本节教学或学习重点 41
任务4 动态分类账 43
4.1 对分类账的思考 43
4.2 任务过程 43
4.2.1 制作动态的数据底表 43
4.2.2 动态分类账的制作 50
4.3 常见的错误解析 56
4.4 本节教学或学习重点 59
任务5 科目汇总表 60
5.1 设计思路 60
5.2 任务过程 60
5.2.1 建立“科目汇总表” 60
5.2.2 将“会计科目表”中的信息
引用过来 60
5.2.3 设置借方发生额 61
5.2.4 设置贷方发生额 61
5.2.5 设置期末余额 62
5.2.6 设置总账科目数据 62
5.2.7 期末余额的借贷平衡检验 63
5.3 本节教学或学习重点 63
任务6 资产负债表 64
6.1 资产负债表简介 64
6.2 任务过程 64
6.2.1 建立资产负债表空表 64
6.2.2 明确资产负债表各项目含义 66
6.3 本章教学或学习重点 79
任务7 利润表 80
7.1 利润表简介 80
7.2 任务过程 81
7.2.1 建立“利润表”空表 81
7.2.2 为利润表添加“月查询”条件 82
7.2.3 为利润表表项添加相应的公式 82
7.3 本节教学或学习重点 88
*任务8 记账凭证填写与查询的设计 90
8.1 记账凭证设计的思路 90
8.2 记账凭证设计的任务过程 92
8.2.1 记账凭证格式设置 92
8.2.2 记账凭证控件的添加 95
8.2.3 将记账凭证数据填写至记账凭证
汇总表 99
8.3 查询记账凭证的设计思路 107
8.4 查询记账凭证的设计任务过程 107
8.4.1 记账凭证格式设计 107
8.4.2 查询凭证控件的添加 109
8.4.3 将记账凭证汇总表中的数据填写到
记账凭证查询工作表中 109
8.5 本节教学或学习重点 112
任务9 固定资产折旧子系统 113
9.1 固定资产折旧的常见方法 113
9.2 任务过程 114
9.2.1 建立固定资产折旧表 114
9.2.2 设置各表项 115
9.3 本节教学或学习重点 118
任务10 工资核算子系统 119
10.1 工资核算系统简介 119
10.2 任务过程 119
10.2.1 建立工资核算表 119
10.2.2 设置各表项 120
10.3 本节教学或学习重点 122
综合实训1 123
综合实训2 128
附录1 本书所用主要函数参考 132
附录2 教学安排建议 142
附录3 任务8完整的VBA代码 145

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