办公自动化技术与应用（第二版）

■ 章节体例完善

在每章前面设置“目标要求”，在每章后面设置“本章小结”、“复习思考”和“实践训练”，有助于读者把握和复习全章内容、自我测试知识掌握情况、培养动手能力和操作技能。

■ 理论知识精炼

在精简办公理论知识的基础上增加办公自动化人员的技能要求和办公信息系统的案例，并且突出内容的通俗性和知识的前瞻性。

■ 章节实例丰富

设置文字处理、表格处理、数据处理和演示文稿的实例，内容切合实际，强化对案例的分析，同时及时总结操作技巧和注意事项。

■ 授课素材完备

配有的电子教案和操作素材可以从网站上免费下载，便于教师授课和学生学习。

本书第一版自2006年1月出版以来，赢得了广大读者的普遍欢迎，市场反应和应用效果远超我们的预期，本书已经连续重印10多次，印数超过5万册。来自全国各地的教师、同学、办公室工作人员对该书表示强烈的认同，同时提出了许多建议，在此深表感谢！

但是随着办公自动化的不断发展，根据读者反馈和自身观察，我们发现本书第一版已开始显现出一些缺陷或者不足之处。为了进一步适应办公自动化课程的教学需要，我们接受各位的宝贵建议，并按照出版社的指导意见，决定从2011年开始着手本书的修订工作。

本次修订遵循了“更新软件版本，紧跟时代发展；调整编写体例，使其更加合理；增删部分内容，使其详略得当；重新设计实例，使其贴近实际；调整课后作业，确保可操作性；补充综合案例，体现内容统一”的基本原则。修订后的《办公自动化技术与应用》（第二版）共10章，包括六部分，其中第一部分（第1章）为基本知识篇；第二部分（第2～5章）为办公软件篇；第三部分（第6章）为工具软件篇；第四部分（第7～8章）为网络办公篇；第五部分（第9章）为综合案例篇；第六部分（第10章）为办公设备篇。

具体来讲，本书与第一版比较，修改和变动的具体内容如下：

1．升级软件版本

办公软件改用Office 2007。这主要是因为Office 2007相对于Office 2003界面和操作都发生了很大的、根本性的变化，读者需要及时掌握；同时，在目前Office 2010推出后不断有新用户使用的情况下，Office 2007的用户群体已经变得越来越大，Office 2003的市场占有率肯定会越来越低。为此学生应尽快熟悉Office 2007的操作环境。

2．完善章节体例

在每章前面设置“目标要求”，以使读者在学习前有个总体把握。在每章后面设置“本章小结”、“复习思考”和“实践训练”。其中，“本章小结”有助于读者复习全章的内容，“复习思考”题型更加丰富，有助于学生自我测试知识掌握情况，“实践训练”中的实例作业主要用来培养学生创新意识、动手能力和操作技能，有助于学生模仿练习实践。

3．精炼理论知识

在办公理论部分（第1章），对内容进行了精简，同时增加了办公自动化人员的技能要求以及办公信息系统的案例，这有助于增强读者的学习兴趣。

4．丰富章节实例

增加了很多文字处理、表格处理、数据处理和演示文稿的实例，并进行了编号排列。修订之后的实例数量更加丰富，内容更加切合实际。针对提出的相关案例，不是直接讲解操作步骤，而是先强化对案例的分析，案例中还及时总结操作技巧和注意事项。

5．增加相关应用

这次修订增加了对办公工具软件和办公局域网相关知识的讲解。其中在第6章增加了办公工具软件尤其是它们的高级应用和操作技巧的讲解。对于局域网办公部分，修订后的第7章补充了办公局域网的组网设备和组网步骤、常见问题及其解决方法等内容。

6．重组相关内容

根据内容特点，修订中重新组合了相关知识点，例如：将原来网络视频会议的内容并入因特网应用部分（第8章）来介绍；将第一版第5章中公式编辑、流程图制作、长文档编排等内容，移动到修订后的第2章等。

7．设置综合案例

作为这次修订的一大创新亮点，本书第9章按照“提出任务—观看实例—分析实例—制作实例—布置作业”的整体流程，采用“虚拟情景实例法”，设计了一个综合实例，模拟了一个实际办公应用情景，介绍其中办公人员所做的全部工作以及需要上交的各种格式文档，供读者整体把握其处理方案。

8．添加新型设备

在办公设备部分（第9章），在保留原来主要设备的基础上，增加了计算机系统的安装与优化设置、笔记本电脑无线上网的设置等内容。

9．淘汰过时内容

对于第一版中一些不太实用或者没有必要介绍的内容，这次修订进行了大胆的舍弃，包括：桌面信息管理软件Outlook的使用、计算机网络和因特网的基本理论知识介绍、办公中的图像处理技术和语音处理技术等。

总之，修订后的本书条理更加清晰，体系更加合理，实例更加实用，内容更加适用。本书可以作为文秘类、管理类、财经类、信息类、计算机类等专业高职高专层次办公自动化课程的教材或教学参考书；也可作为办公自动化社会培训教材、公务员电子政务和信息化考试的参考教材以及自学考试相关科目的辅导读物；同时，还可以供有志于学习办公自动化实用技术知识，已经有了一定基础，想进一步提高自己办公操作技能的各方人士参考。

本书的修订工作由周贺来任主编，确定总体修订方案并制定新的编写大纲，荆园园任第2主编协同周贺来负责全书的审稿、统稿和定稿，高志一、杨颖辉、黄诠和张姗姗作为副主编，参与了初稿的审阅校对。各章具体分工如下：第1～2章（杨颖辉），第3章（张姗姗），第4章（周贺来），第5章（黄诠），第6章（高志一），第7～8章（荆园园），第9章（魏湛冰），第10章（赵建华、范惠娟、李旗堂）。另外，杨利红负责全书图表的处理，李会玲、贾琳琳负责进行相关案例和素材的搜集整理，王永政负责制作图书的配套PPT课件。对本次修订做出贡献的还有李国英、杨娜、王琦、刘静、时炳艳、刘蒙、何璐璐、牧笛等。

由于编者水平有限，所以虽经改版，但本书在内容设计、结构体系以及实例选取上难免仍有不当之处，敬请读者批评指正，我们一定在下次再版时继续修订补充，使其日臻完善。

第二版前言
第一版前言

第1章 办公自动化概述 1
1.1 办公自动化的概念 1
1.1.1 办公自动化的含义 1
1.1.2 办公自动化的作用 1
1.1.3 办公自动化的层次 2
1.1.4 办公自动化的模式 3
1.2 办公自动化的发展 3
1.2.1 办公自动化的起源 3
1.2.2 办公技术设备的发展 3
1.2.3 办公自动化的发展趋势 4
1.2.4 我国办公自动化的发展现状 5
1.2.5 办公自动化人员的技能要求 5
1.3 办公信息系统的组成与功能 6
1.3.1 办公信息系统的含义 6
1.3.2 办公信息系统的组成 6
1.3.3 办公信息系统的功能 7
1.4 办公信息系统的类型与应用实例 9
1.4.1 办公信息系统的八种常用类型 9
1.4.2 政府型办公信息系统实例介绍 10
1.4.3 智能大厦办公信息系统应用介绍 14
1.5 办公信息系统的安全与保密 16
1.5.1 办公信息系统安全与保密的含义 16
1.5.2 办公信息系统安全与保密的
影响因素 16
1.5.3 办公信息系统安全与保密的
制度管理 16
1.5.4 办公信息系统安全与保密的
技术方法 17
1.5.5 办公信息系统安全与保密的
对策方案 18
本章小结 19
复习思考 19
实践训练 20
第2章 办公中的文字处理 21
2.1 招聘启事：简单文档制作实例 21
2.1.1 文档内容的录入 22
2.1.2 文档内容的编辑 23
2.1.3 设置字体和段落格式 24
2.1.4 添加项目符号与编号 25
2.1.5 页面设置 27
2.1.6 打印预览 28
2.1.7 文档的打印输出 29
2.1.8 文档的网上发布 31
2.2 评比通知：办公公文制作实例 31
2.2.1 办公公文的行文规范 31
2.2.2 利用Word编排公文 32
2.2.3 套用现成模板来创建公文 35
2.3 调研报告：复杂文档制作实例 37
2.3.1 输入调研报告的文档内容 38
2.3.2 使用样式统一文档格式 39
2.3.3 脚注与尾注的添加 40
2.3.4 目录的制作 41
2.3.5 封面的制作 42
2.3.6 页眉的设置 43
2.4 办公文档中图形对象的制作 45
2.4.1 办公文档中的简易流程图制作 45
2.4.2 办公文档中的公式编辑 47
本章小结 50
复习思考 50
实践训练 51
第3章 办公中的表格制作 54
3.1 表格处理的基本知识 54
3.1.1 常用表格的类型划分 54
3.1.2 表格制作的软件选取 55
3.1.3 电子表格的组成要素 55
3.1.4 表格处理的一般流程 56
3.2 规则文字表格的制作 57
3.2.1 利用Word“插入法”制作规则
的表格 57
3.2.2 利用Excel“填格法”制作规则
的表格 61
3.3 复杂文字表格的制作 66
3.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则
的表格 66
3.3.2 利用Excel制作不规则的文字
表格实例 74
本章小结 78
复习思考 78
实践训练 79
第4章 办公中的数据分析 83
4.1 数据的输入与编辑 83
4.1.1 常见类型数据的输入要点 83
4.1.2 几种快捷的数据输入方法 84
4.1.3 审核输入数据的有效性 87
4.1.4 下拉式列表选择输入的设计 88
4.1.5 选择性粘贴的操作与应用 89
4.2 公式与函数的应用 92
4.2.1 公式输入规则与编辑操作 92
4.2.2 公式中单元格的引用方式 93
4.2.3 函数应用的基础知识 98
4.2.4 数组公式及其应用 99
4.3 数据的排序与筛选 101
4.3.1 数据库表格的特点 101
4.3.2 数据排序的操作 101
4.3.3 数据筛选的操作 105
4.4 数据图表的制作 111
4.4.1 数据图表的类型介绍 111
4.4.2 数据图表的创建方法 114
4.4.3 数据图表的格式优化 116
4.5 数据汇总与透视分析 124
4.5.1 利用函数进行的数据汇总 124
4.5.2 数据库表格的分类汇总 127
4.5.3 多工作表数据的合并计算 129
4.5.4 数据透视表的创建与应用 133
本章小结 139
复习思考 139
实践训练 140
第5章 办公演示文稿的制作 143
5.1 实例描述与分析 143
5.1.1 实例任务描述 143
5.1.2 制作效果展示 143
5.1.3 操作步骤与设计原则 145
5.2 演示文稿的创建过程 145
5.2.1 确定演示文稿的整体结构 145
5.2.2 快速建立演示文稿的框架 146
5.2.3 幻灯片中文字的编排 149
5.2.4 幻灯片中表格与图表的添加 150
5.2.5 幻灯片中多媒体对象的添加 150
5.2.6 幻灯片中旁白的录制 151
5.2.7 幻灯片中其他对象的添加 151
5.3 演示文稿的编辑与美化 153
5.3.1 幻灯片的编辑处理 154
5.3.2 幻灯片主题的更换 154
5.3.3 幻灯片版式的更新 155
5.3.4 幻灯片母版的设计 155
5.3.5 页眉页脚内容的添加 156
5.4 演示文稿的放映设置 156
5.4.1 放映方式的设置 156
5.4.2 切换效果的设置 157
5.4.3 动画效果的设置 158
5.4.4 超链接的建立 159
5.4.5 自定义放映的设置 159
5.5 演示文稿的其他操作 160
5.5.1 演示文稿的页面设置与打印 160
5.5.2 将演示文稿保存为放映格式 161
5.5.3 将演示文稿保存为Web格式 162
本章小结 162
复习思考 162
实践训练 163
第6章 常用办公工具软件的应用 164
6.1 压缩工具软件的应用 164
6.1.1 压缩软件基本知识介绍 164
6.1.2 WinRAR的下载与安装 164
6.1.3 WinRAR压缩/解压基本操作 165
6.1.4 应用WinRAR进行分卷压缩 166
6.1.5 应用 WinRAR建立自解压文件 167
6.1.6 应用WinRAR加密压缩文件 169
6.1.7 应用WinRAR中的其他操作 169
6.2 安全工具软件的应用 172
6.2.1 安全工具软件基本知识 172
6.2.2 安全工具软件的安装与卸载 172
6.2.3 360杀毒软件使用 173
6.2.4 360安全卫士使用 174
6.3 网络下载软件的应用 176
6.3.1 下载软件基本知识介绍 176
6.3.2 迅雷5的下载、安装与设置 176
6.3.3 使用迅雷5批量下载文件 178
6.3.4 使用迅雷5下载文件后
自动杀毒 178
6.3.5 使用迅雷5导入未完成的
下载任务 179
6.3.6 使用迅雷5下载同时实现
播放功能 180
6.3.7 在迅雷5中设置代理服务器 180
6.4 系统优化软件的应用 181
6.4.1 系统优化软件基本知识介绍 181
6.4.2 Windows优化大师的下载与安装 181
6.4.3 用Windows优化大师进行
系统检测 182
6.4.4 用Windows优化大师进行
系统优化 183
6.4.5 用Windows优化大师进行
系统清理 186
6.4.6 用Windows优化大师进行
系统维护 188
6.5 图片浏览软件的应用 189
6.5.1 图片浏览软件基本知识介绍 189
6.5.2 ACDSee的下载与安装 189
6.5.3 应用ACDSee浏览图片 190
6.5.4 应用ACDSee对图片进行幻灯片
方式放映 190
6.5.5 利用ACDSee将图片设置为
桌面墙纸 191
6.5.6 利用ACDSee制作屏保 191
6.5.7 利用ACDSee进行屏幕截图 193
6.5.8 利用ACDSee转换图像格式 193
6.5.9 利用ACDSee进行简单的
图像处理 194
6.6 文档阅读软件的应用 196
6.6.1 文档阅读软件基本知识介绍 196
6.6.2 Adobe Reader 9.1的下载与安装 196
6.6.3 应用Adobe Reader 9.1阅读
电子文档 197
6.6.4 应用Adobe Reader 9.1选择和
复制文字 197
6.6.5 应用Adobe Reader 9.1选择和
复制图像 197
6.6.6 应用Adobe Reader 9.1打印
PDF文档 198
6.6.7 应用Adobe Reader 9.1查看
PDF文件信息 198
本章小结 198
复习思考 199
实践训练 199
第7章 办公局域网的组建与应用 200
7.1 办公局域网概述 200
7.1.1 办公局域网的含义与功能 200
7.1.2 办公局域网的类型 201
7.1.3 常用联网设备介绍 201
7.2 办公局域网的组建 203
7.2.1 网络设备的购置 203
7.2.2 安装网卡和铺设网线 204
7.2.3 TCP/IP网络协议的配置 206
7.2.4 设置计算机的网络标识 206
7.3 办公局域网的应用 207
7.3.1 设置共享文件夹 207
7.3.2 设置共享设备 208
7.3.3 搜索和访问网上计算机 209
7.3.4 映射网络驱动器 209
7.3.5 办公局域网应用举例 210
7.4 办公局域网常见故障及其排除 211
7.4.1 网络不通的故障 211
7.4.2 搜索不到共享打印机的故障 211
7.4.3 能Ping通IP地址但Ping不通域名
的故障 211
7.4.4 IP地址冲突的故障 212
本章小结 212
复习思考 212
实践训练 213
第8章 办公中的因特网应用 214
8.1 网上信息资源的搜索 214
8.1.1 IE浏览器的自动搜索 214
8.1.2 利用搜索引擎搜索资料 215
8.1.3 搜索引擎的应用技巧 218
8.2 网上信息的浏览与保存 224
8.2.1 使用IE浏览信息 224
8.2.2 IE中收藏夹的使用 225
8.2.3 不同情况下的网页保存 226
8.3 网页内容的打印处理 227
8.3.1 直接打印未打开的网页 227
8.3.2 网页打印前的页面设置 228
8.3.3 网页打印前的预处理工作 229
8.3.4 网页打印前的表格转换操作 233
8.4 网络视频会议及其实现 235
8.4.1 网络视频会议简介 235
8.4.2 网络视频会议系统及其组成结构 236
8.4.3 利用NetMeeting实现网络
视频会议 238
本章小结 242
复习思考 243
实践训练 243
第9章 办公自动化业务情景实例 244
9.1 招聘活动中的任务情景分析 244
9.1.1 任务描述 244
9.1.2 问题分析 244
9.1.3 工作概况 245
9.2 招聘计划阶段的办公应用 246
9.2.1 人员补充申请表 246
9.2.2 人员需求汇总表 246
9.2.3 招聘职位设置表 247
9.2.4 招聘计划审批表 248
9.2.5 招聘简章的编制 248
9.2.6 校园招聘方案的确定 249
9.2.7 报名登记表 249
9.2.8 个人求职简历表 249
9.3 招聘实施阶段的办公应用 251
9.3.1 报名人员汇总表 251
9.3.2 面试试题的准备 252
9.3.3 面试成绩评判表 253
9.3.4 综合成绩排序表 253
9.3.5 人员录用通知书 254
9.3.6 人员辞谢通知书 254
9.3.7 录用结果公示 255
9.3.8 相关协议的签订 255
9.3.9 劳动合同的签订 256
9.4 招聘评价阶段的办公应用 256
9.4.1 招聘成本的核算 256
9.4.2 招聘工作的评估 257
9.4.3 招聘工作的总结 257
9.4.4 相关文档的归档 257
实践训练 257
第10章 办公设备的使用与维护 258
10.1 办公设备的基本知识 258
10.1.1 现代办公设备的类型 258
10.1.2 办公设备的发展趋势 259
10.2 计算机系统的组装与优化 259
10.2.1 计算机系统组装基本操作 259
10.2.2 计算机系统的优化设置 263
10.3 打印机的使用方法与日常维护 266
10.3.1 打印机的基本知识 266
10.3.2 针式打印机的使用与维护 267
10.3.3 喷墨打印机的使用与维护 274
10.3.4 激光打印机的使用与维护 277
10.4 复印机的使用与日常维护保养 282
10.4.1 复印机的基本知识 282
10.4.2 复印机的安装与使用 284
10.4.3 复印机的维护与保养 285
10.4.4 复印机的常见故障及其排除 285
10.5 扫描仪的正确应用与日常维护 286
10.5.1 扫描仪的基本知识 286
10.5.2 扫描仪的安装 287
10.5.3 扫描仪的使用 288
10.5.4 扫描仪的日常维护与保养 291
10.5.5 扫描仪的常见故障及其解决方法 292
10.6 刻录机的使用方法与注意事项 293
10.6.1 光盘与光盘刻录机简介 293
10.6.2 刻录机的安装 293
10.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程 293
10.6.4 光盘刻录过程中的注意事项 295
10.7 移动存储设备与无线上网设置 296
10.7.1 移动硬盘的安装和使用 296
10.7.2 U盘的安装和使用 296
10.7.3 使用移动存储设备的注意事项 296
10.7.4 移动办公中无线上网的设置 296
本章小结 299
复习思考 299
实践训练 299
参考文献 300

1. Python办公自动化—玩转Excel [郝春吉 刘智杨 周永福 黄 诠]
2. 办公自动化高级应用案例教程（微课版） [高海波 张诚 杨顺]
3. 大学计算机基础教程（Windows 10+Office 2016） [主编 吴志攀 刘 利]
4. 计算机应用基础（Windows 10+Office 2016） [主编 任洪亮 邢海燕]
5. 计算机应用基础教程（Windows 10+Office 2019） [主编 聂长浪 贺秋芳 李久仲]
6. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2016） [主编 王洪平 杨华]
7. 大学计算机基础教程（Windows 10+Office 2016） [主编 饶拱维 郭其标 房宜汕]
8. 计算机应用基础（Windows 10+Office 2016） [主编 阳晓霞 谭卫]
9. 办公自动化高级应用教程 [丁茜 杜文洁 王伟 王占军 王]
10. Office 2010办公自动化高级应用实例教程（第二版） [主编 谢海燕 吴红梅 陈永梅]
11. Office高级应用项目式教程 [主编 李观金 林龙健 王静]
12. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2010）（第二版） [主 编 李建军]
13. 计算机应用技能教程——全国计算机等级考试一级MS Office 2010 [主编 石铁峰 王祖伟 宋家慧]
14. 计算机应用基础教程（第三版）（Windows 7+Office 2010） [主编 聂长浪 贺秋芳 李久仲]
15. Office 2016办公自动化案例教程 [主编 林沣 钟明]
16. 办公软件高级应用 [主 编 阙清贤 黄诠]
17. 计算机应用基础教程（Windows 7+Office 2010） [主 编 潘 迪 代子静]
18. 计算机应用基础情景化教程（Windows 7+Office 2010）（第二版） [主编 王宏斌 张尼奇 王锋]
19. 计算机一级MS Office全真模拟手册（第二版） [主编 张建军 李瑛 王锋]
20. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2010） [主编 张晓琪 唐天国]
21. 计算机应用基础实训与习题指导（Windows 7+Office 2010） [主编 唐天国 曾庆勇]
22. 计算机应用基础——全国计算机等级考试一级MS Office 2010 [主编 石铁峰 王祖伟 宋家慧]
23. 计算机导论（基于Windows 7+Office 2010）（第二版） [主编 柳青]
24. 全国计算机等级考试一级MS Office教程及实训指导 [主编 张心越 刘玉芳 邢怡]
25. Windows+Word+Excel+PowerPoint效率手册一本通 [文渊阁工作室　编著]
26. Office 2010办公自动化案例教程 [主编 林沣]
27. 计算机应用基础立体化教程（Windows 7+Office 2010） [邹承俊 周洪林 雷文全 刘和文]
28. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2010） [主编 王树军]
29. 新编MS Office 2010高级应用 [主编 戴慧 石焱]
30. 大学计算机应用基础（Windows 7+Office 2010） [主编 石玲]