Office 2016办公自动化案例教程

结合全国计算机等级MS Office模块和商业办公案例，采用丰富的实例进行讲解，将知识点融入实例中，让学生在循序渐进中掌握相关技能。

所有实例均是与办公人员日常工作密切相关的常用案例，都是经过作者反复推敲和研究后制作的。

实例涉及的技能由浅入深，知识扩展度大，注重实践，重点培养技能的渐进性和读者的综合应用能力，进一步提高读者的办公操作技能。

前 言

随着计算机科学和信息技术的飞速发展和计算机的普及教育，许多单位对工作人员的办公处理能力提出了越来越高的要求，学习办公自动化知识，适应信息化发展的需要，已经成为各专业学生的共识。培养一大批信息处理人才，不仅是经济和社会发展的需要，也是计算机和信息技术教育者的历史责任。

办公自动化是建立在办公室工作基础上的计算机技术应用和推广的一门科学，是现在企业发展必不可少的一种新型的办公方式。Office软件是目前使用最广泛、最流行的办公自动化软件之一，它以界面简洁明了、功能丰富而强大赢得了广泛的用户。Office 2016是Microsoft目前最新的办公处理软件，是目前各大企业，包括等级考试都推荐使用的版本，具有功能强大、操作方便、使用更加安全和稳定等特点。本书详细介绍Word 2016、Excel 2016、PowerPoint 2016等常用组件的使用方法，其卓越的文本处理功能、数据分析系统以及超强动感的演示文稿制作都给予用户空前便捷的办公体验。

为帮助广大用户快速掌握Office常用组件在办公领域的运用技巧、提高办公操作技能，编者根据多年的实践和教学经验，从办公人员的实际需求出发，以通俗易懂的语言，精心挑选了14个常用的办公案例和1个综合案例编写了这本《Office 2016办公自动化案例教程》，围绕Office 2016中最常用的三大组件（Word、Excel、Powerpoint）在办公领域的应用，针对办公用户的需要对这三大组件的应用技术进行了重点讲解。全书分为四个部分，共15章，包括Word模块、Excel模块、PowerPoint模块以及综合实训模块四大部分，其中Word模块涵盖了案例1～案例6，主要介绍了制作公务文档、复杂表格制作、流程图制作、长篇文档编辑排版、批量制作工作证、文档样式与排版等知识；Excel模块涵盖了案例7～案例11，主要介绍了员工工资表数据统计分析、人口普查数据统计分析、统计和分析销售情况、费用报销管理和成绩统计分析等知识；PowerPoint模块涵盖了案例12～案例14，主要介绍了演示文稿高级制作、演示文稿整合制作、相册演示文稿制作等知识；第四部分为实训强化模块，涵盖了Word、Excel、PowerPoint等高级应用知识，作为提升训练。

本书最大的特点就是结合全国计算机等级MS Office模块和商业办公案例，采用丰富的实例进行讲解，将知识点融入实例中，让学生在循序渐进中掌握相关技能。本书所有实例均是与办公人员日常工作密切相关的常用案例，都是经过作者反复推敲和研究后制作的，实例涉及的技能由浅入深，知识扩展度大，注重实践，重点培养技能的渐进性和读者的综合应用能力，进一步提高读者的办公操作技能。每一章均采用“案例简介—案例制作—案例小结—思考练习”的结构进行安排。“案例简介”介绍本案例所要实施的案例的使用情况和背景；“案例制作”是剖析了案例的具体解决过程和方法；“案例小结”对案例的关键知识点及操作技巧进行补充；“思考练习”巩固和强化案例的实践。本书内容由浅入深，由基础知识到实际应用，并提供常见问题的解决技巧，帮助读者达到学以致用的目的，提高职场的办公应用能力。

本书内容简明扼要，结构清晰；案例丰富，强调实践；图文并茂，直观明了；目标明确，重点突出；循序渐进，技巧为先，适用于初步掌握Office基础，并且希望提高Office办公应用能力的中高级用户，正在工作中需要使用计算机进行办公的各类从业人员。

本书由广西机电职业技术学院林沣、钟明任主编，邱琳、习波、梁瑾、贝小为、刘茗任副主编，玉杨阳参编。

为配合教学，编者提供了书中相关的实例和思考练习的素材，需要者可通过中国水利水电出版社网站（http://www.waterpub.com.cn/softdown/）下载。

由于编者水平有限，加之编写时间较短，不足与错误之处在所难免，敬请广大读者朋友批评指正。我们的联系方式为gxcmelinfeng@126.com。

编　者

2019年1月

前言

案例1 制作公务文档 1
1.1 案例简介 1
1.2 案例制作 1
1.2.1 创建公文文档 3
1.2.2 页面设置 3
1.2.3 文字录入 3
1.2.4 制作发文机关标志 5
1.2.5 文档字体和段落格式设置 7
1.2.6 绘制公文反线 7
1.2.7 插入页码 8
1.3 案例小结 10
1.4 思考练习 10
案例2 复杂表格制作 12
2.1 案例简介 12
2.2 案例制作 14
2.2.1 创建复杂表格文档 14
2.2.2 创建表格 14
2.2.3 绘制斜线表头 15
2.2.4 表格标题跨页显示设置 16
2.2.5 利用公式或函数进行计算和排序 17
2.2.6 复杂表格的制作 19
2.3 案例小结 22
2.4 思考练习 22
案例3 流程图制作 24
3.1 案例简介 24
3.2 案例制作 24
3.2.1 创建流程图文档 24
3.2.2 新建绘图画布 26
3.2.3 绘制流程图主题框架 26
3.2.4 绘制连接符 28
3.2.5 美化流程图 30
3.2.6 组合图形 30
3.3 案例小结 32
3.4 思考练习 32
案例4 长篇文档编辑排版 33
4.1 案例简介 33
4.2 案例制作 33
4.2.1 设置页面格式 33
4.2.2 设置和应用样式 34
4.2.3 图片和表格的自动编号 36
4.2.4 插入封面 37
4.2.5 创建文档目录 38
4.2.6 创建图、表目录 41
4.2.7 插入分节符 42
4.2.8 设置页眉页脚 43
4.3 案例小结 45
4.4 思考练习 45
案例5 批量制作工作证 47
5.1 案例简介 47
5.1.1 邮件合并 47
5.1.2 “邮件合并”的使用 48
5.2 案例制作 48
5.2.1 邮件合并的基本步骤 48
5.2.2 建立主文档 49
5.2.3 准备数据源 51
5.2.4 把数据源合并到主文档 51
5.2.5 嵌套域的使用 58
5.3 案例小结 60
5.4 思考练习 60
案例6 文章的样式与排版 62
6.1 案例简介 62
6.2 案例制作 62
6.2.1 标题格式设置 62
6.2.2 表格排版 63
6.2.3 段落样式应用 65
6.2.4 段落制表位 69
6.2.5 符号、图片窗格和页面边框 70
6.2.6 大纲排序 71
6.3 案例小结 71
6.4 思考练习 71
案例7 员工工资表数据统计分析 73
7.1 案例简介 73
7.2 案例制作 73
7.2.1 基本数据设置 73
7.2.2 页面设置 74
7.2.3 数据有效性 77
7.2.4 利用IF函数计算所得税 79
7.2.5 利用RANK函数计算工资排名 83
7.2.6 自定义序列排序 85
7.2.7 数据分类汇总 87
7.2.8 排序法制作工资条 88
7.3 案例小结 90
7.4 思考练习 90
案例8 人口普查数据统计分析 92
8.1 案例简介 92
8.2 案例制作 92
8.2.1 利用“数据导入”功能插入外部
数据 92
8.2.2 美化表格 96
8.2.3 合并计算 98
8.2.4 利用函数统计数据 100
8.2.5 创建数据透视表 105
8.2.6 3D地图 107
8.3 案例小结 109
8.4 思考练习 109
案例9 统计和分析销售情况 111
9.1 案例简介 111
9.2 案例制作 111
9.2.1 表格数据初始化 111
9.2.2 设置单元格条件格式 111
9.2.3 取位函数LEFT、MID、RIGHT
的使用 114
9.2.4 LOOKUP函数的使用 117
9.2.5 数据分类汇总 119
9.2.6 图表的应用 119
9.3 案例小结 126
9.4 思考练习 126
案例10 公司差旅报销管理和统计 128
10.1 案例简介 128
10.2 案例制作 128
10.2.1 设置差旅费产生日期格式 128
10.2.2 使用WEEKDAY判断日期 130
10.2.3 取位函数截取活动地点的地区 131
10.2.4 查找匹配VLOOKUP函数的使用 132
10.2.5 多条件求和SUMIFS函数的使用 135
10.3 案例小结 140
10.4 思考练习 141
案例11 成绩统计分析 143
11.1 案例简介 143
11.2 案例制作 143
11.2.1 多条件统计COUNTIFS函数
的使用 143
11.2.2 数组公式运算的应用 146
11.2.3 多条件平均值AVERAGEIFS函数
的使用 149
11.2.4 转置表格与条件格式应用 155
11.3 案例小结 157
11.4 思考练习 158
案例12 演示文稿高级制作 159
12.1 案例简介 159
12.2 案例制作 159
12.2.1 新增幻灯片 159
12.2.2 幻灯片版式和模板的使用 159
12.2.3 设置幻灯片的页面格式 160
12.2.4 编辑幻灯片的内容 161
12.2.5 创建超链接 164
12.2.6 插入并设置背景音乐 166
12.2.7 插入影片 167
12.3 案例小结 168
12.4 思考练习 168
案例13 演示文稿整合制作 170
13.1 案例简介 170
13.2 案例制作 170
13.2.1 幻灯片应用主题 170
13.2.2 合并编辑演示文稿 173
13.2.3 设置动画效果 174
13.2.4 设置幻灯片的切换效果 178
13.2.5 插入幻灯片页眉、页脚和编号 180
13.2.6 自定义幻灯片放映 181
13.3 案例小结 182
13.4 思考练习 182
案例14 相册演示文稿制作 183
14.1 案例简介 183
14.2 案例制作 183
14.2.1 幻灯片内容编辑 183
14.2.2 插入图片并裁剪、删除背景 184
14.2.3 插入SmartArt图形 184
14.2.4 幻灯片母版的应用 185
14.2.5 相册演示文稿的创建 186
14.2.6 幻灯片分节 188
14.2.7 设置放映方式 189
14.2.8 将演示文稿转换为视频文件 190
14.3 案例小结 191
14.4 思考练习 191
案例15 综合案例 193
15.1 专业论文排版 193
15.1.1 设置字体上下标 193
15.1.2 插入公式 194
15.1.3 分栏与相似文本设置 195
15.1.4 多级列表设置 196
15.2 长篇文档排版 198
15.2.1 查找和替换 198
15.2.2 转换表格和插入图表 199
15.2.3 插入超链接和脚注 200
15.2.4 插入分节符和编辑页眉页脚 201
15.2.5 另存为PDF格式文档 201
15.3 表格邮件合并 202
15.3.1 页面格式化 202
15.3.2 表格格式化 202
15.3.3 文本框和图形设置 203
15.3.4 表格邮件合并 203
15.4 城市降水量统计分析 206
15.4.1 LENB和LEN函数的使用 206
15.4.2 表格样式与复杂条件格式应用 208
15.4.3 降水量排序和迷你图 210
15.4.4 数据有效性和定位函数应用 211
15.4.5 降水量数据透视分析和完善表格 212
15.4.6 降水量3D地图展示 213
15.5 员工档案表 215
15.5.1 提取身份证信息 215
15.5.2 设置生日提醒 217
15.5.3 保护工作表 218
15.6 高级图表制作 219
15.6.1 特殊图形样式图表 219
15.6.2 对比形簇状条形图 220
15.6.3 双层饼图 223
15.6.4 复杂组合图表 224
15.7 《小企业会计准则》的培训课件制作 225
15.7.1 利用Word文档创建PowerPoint 225
15.7.2 编辑PowerPoint 225
15.7.3 PowerPoint分节 227
15.8 入职培训课件制作 228
15.8.1 主题的应用 228
15.8.2 编辑PowerPoint 228
15.8.3 图表及动画制作 229
15.8.4 页面设置 231
15.9 PowerPoint综合运用 232

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