办公自动化实用技术（第二版）

•新颖的编写体系：每章前面均设置“本章导读”、“学习目标”，每章后面设置“本章小结”、“复习思考”和“实践训练”，体系合理，适合教学。

•丰富的教材内容：常用办公设备的操作、Office办公软件的实战、办公工具软件的设置，局域办公网络的组建，以及网络环境办公的应用一应俱全。

•实用的教学实例：每章均设有实际教学案例分享，并在最后一章采用“虚拟情景实例法”，模拟一个实际部门办公应用情景，设计了一个综合实例。

完备的授课素材：文中实例素材、电子教案可免费下载。

本书出版之后的市场反应和应用效果远超我们的预期。自从2005年7月正式出版以来，本书受到了广大读者的普遍欢迎。这主要是缘于该书新颖的编写体系、丰富的教材内容、实用的教学实例以及完备的授课素材。在本书出版后的这几年，来自全国各地的教师、同学、办公工作人员对该书表示了强烈的关注，同时提出了许多建议，在此深表感谢！

但是随着近几年办公自动化理论和实践的不断发展，根据广大读者用户的信息反馈和编写人员的观察分析，我们发现本书在使用五年多之后，已开始显现出一些不足。例如：办公软件版本的落后；相关操作细节不具体；部分文字存在疏忽错漏；部分实例不太实用；部分内容较啰嗦，条理性不强；同时，还有一些内容或者疏漏需要增加，或者介绍太少需要补充等。为了进一步深入办公自动化课程的教学改革，提高办公人员工作质量，我们接受各位的宝贵建议，并按照出版社的指导意见，决定从去年开始着手本书的修订工作。

本次修订由主编提出总体思路，经参编人员反复讨论后确定编写体例，并制定了本次修订工作的基本原则——“适时更新软件版本，紧跟办公发展需要；调整编写体系结构，使其更加严谨合理；增删部分章节内容，使其内容详略得当；重新设计操作实例，使其更加贴近实际；调整课后作业内容，确保具有可操作性；补充综合情景案例，体现内容整体统一”。修订后的《办公自动化实用技术》（第二版）仍为十章，但整体章节结构与第一版相比略作调整，目前共包括六大部分，其中第一部分（第1章）为基本知识篇；第二部分（第2章）为办公设备篇；第三部分（第3～6章）为办公软件篇；第四部分（第7章）为工具软件篇；第五部分（第8～9章）为网络办公篇；第六部分（第10章）为综合案例篇。

具体来讲，本书第二版与第一版比较，修改和变动的具体内容如下：

（1）完善章节体例。在每章前面设置了“本章导读”和“学习目标”，以便使读者在学习每章前对其有个总体把握。在每章后面设置了“本章小结”、“复习思考”和“实践训练”。其中“本章小结”有助于读者回顾全章内容，“复习思考”比以前习题题型更加丰富，有填空、判断、简答等题目，有助于学生自我测试知识点的掌握情况，“实践训练”中的实例作业主要是用来培养学生创新意识、动手能力和操作技能，有助于学生模仿练习实践。

（2）升级软件版本。办公软件改用了Office 2007。这主要是因为Office 2007相对于Office 2003来说功能界面和操作方法发生了很大的、在过去版本升级中没有过的根本性变化，读者需要及时掌握；另一方面，根据实际调研，在目前Office 2010都已推出不断有新用户开始使用的情况下，Office 2007的用户群体已经越来越大，应用范围也越来越广，Office 2003的市场占有率肯定会越来越低，为此学生应尽快熟悉Office 2007。

（3）精炼理论知识。在办公理论部分（第1章）精简了办公自动化的发展历程等内容，同时增加了办公自动化人员的技能要求，这对学生增强课程学习兴趣更有帮助。

（4）添加设备内容。在办公设备部分（第2章）保留原来主要设备的基础上，增加了计算机系统的安装与优化设置、多功能一体机的应用、无线上网设置等内容。

（5）丰富章节实例。对第3~6章的应用实例进行了重新设计，增加了很多文字处理、表格处理、数据处理和演示文稿的实例，并进行了编号排列。修订之后的实例数量更加丰富，内容更加切合实际。针对提出的相关案例，不是直接讲述操作步骤，而是在操作讲解前强化对案例的分析，案例中还及时总结操作技巧和注意事项。

（6）增加相关应用。鉴于各类办公工具软件和办公局域网的使用越来越普及，这次修订增加了对其相关知识的讲解。其中，专门在第7章增加了对各种办公工具软件的操作介绍，尤其是这些工具软件的高级应用和操作技巧的介绍。对于局域网办公部分，修订后的第8章增加了其办公局域网的组网设备和组网步骤、常见问题及其解决方法等内容。

（7）重组相关内容。根据内容特点，修订中对相关知识点进行了重新组合，例如：将原来网络视频会议的内容并入因特网应用部分（目前的第9章）来介绍；将第一版中文字和表格处理一章拆分开，分为两章（修订后的第3章和第4章）；将第一版第7章中公式编辑和流程图制作的内容移动到修订后的第3章文字处理部分等。

（8）设置综合案例。作为这次修订的一大创新亮点，本书第10章按照“提出任务——观看实例——分析实例——制作实例——布置作业”的整体流程，采用“虚拟情景实例法”，设计了一个综合实例，模拟了一个实际办公应用情景，介绍其中办公人员所做的全部工作以及需要上交的各种格式文档，供读者整体把握其处理方案。

（9）淘汰过时内容。对于原来第一版中一些不太实用或者没有必要介绍的内容，这次修订进行了大胆的舍弃，包括Outlook桌面信息管理软件的使用、计算机网络和因特网的基本理论知识介绍、办公中的图像处理技术和语音处理技术等。

总之，修订后的本书条理更加清晰，体系更加合理，实例更加实用，内容更加丰富。本书可以作为文秘类、管理类、财经类、信息类、计算机类等应用性本科专业办公自动化课程的教材或教学参考书；也可以作为办公自动化社会培训教材、公务员电子政务和信息化考试的参考教材以及自学考试相关科目的辅导读物；同时，还可以供有志于学习办公自动化实用技术知识，已经有了一定基础，想进一步提高自己办公操作技能的各方人士参考。

本次修订工作由周贺来（华北水利水电学院）和刘鑫（大连大学）任主编，牵头确定总体方案，并制定编写大纲，负责统稿和定稿工作，丁海宁（北方民族大学）、任怀志（沈阳职工大学）和吕琦（华北水利水电学院）作为副主编，参与了初稿的审核校对。各章具体分工如下：第1章由王琦编写，第2章由赵建华、范惠娟、李旗堂编写，第3章由吕琦编写，第4～5章由周贺来编写，第6章由丁海宁编写，第7章由任怀志编写，第8～10章由刘鑫编写，各章图形的编辑处理由杨利红、杨娜制作，应用素材和操作案例搜集由李会玲、贾琳琳负责，配套PPT课件制作由胡伟负责。对本书的修订做出贡献的还有李国英、时炳艳、蔡中民、牧笛等。

由于编者水平有限，所以虽经改版，但本书在内容设计、结构体系以及实例选取上难免仍有不当之处，敬请读者批评指正，我们一定在下次再版时继续修订补充，使其日臻完善。

序
前言

第1章 办公自动化基本知识 1
1.1 办公自动化概述 1
1.1.1 办公自动化含义与作用 1
1.1.2 办公自动化的三个层次 2
1.1.3 办公自动化的两种模式 3
1.1.4 办公自动化的发展历程 3
1.1.5 办公自动化人员的技能要求 4
1.2 办公信息系统内容简介 5
1.2.1 办公信息系统的含义 5
1.2.2 办公信息系统的组成 5
1.2.3 办公信息系统的功能 6
1.3 办公信息系统的安全与保密 8
1.3.1 办公信息系统安全与保密的含义 8
1.3.2 办公信息系统安全与保密的
影响因素 8
1.3.3 办公信息系统安全与保密的
制度管理 8
1.3.4 办公信息系统安全与保密的
技术方法 9
1.3.5 办公信息系统安全与保密的
对策方案 10
1.4 办公信息系统的类型及其实例介绍 10
1.4.1 办公信息系统的八种常见应用类型 10
1.4.2 ××省政府办公信息系统的
应用实例 11
1.4.3 ××智能大厦办公信息系统的
应用实例 15
本章小结 17
复习思考 17
实践训练 18
第2章 办公自动化设备使用与维护 19
2.1 办公自动化设备简介 19
2.1.1 办公自动化设备简述 19
2.1.2 现代办公设备的类型 19
2.1.3 办公设备的发展趋势 20
2.2 计算机系统组装与优化 20
2.2.1 计算机系统的组装 20
2.2.2 计算机系统的优化 24
2.3 打印机的使用与维护 27
2.3.1 打印机的基本知识 27
2.3.2 针式打印机的使用与维护 28
2.3.3 喷墨打印机的使用与维护 35
2.3.4 激光打印机的使用与维护 38
2.4 复印机的使用与维护 42
2.4.1 复印机的基本知识 42
2.4.2 复印机的安装与使用 44
2.4.3 复印机的维护与保养 45
2.4.4 复印机常见故障及其排除 46
2.5 扫描仪的使用与维护 47
2.5.1 扫描仪的基本知识 47
2.5.2 扫描仪的安装 48
2.5.3 扫描仪的使用 49
2.5.4 扫描仪的日常维护与保养 51
2.5.5 扫描仪常见故障及其排除 52
2.6 刻录机的使用与维护 53
2.6.1 光盘与光盘刻录机简介 53
2.6.2 刻录机的安装 53
2.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程 54
2.6.4 光盘刻录过程中的注意事项 56
2.7 移动存储设备与无线上网设置 56
2.7.1 移动硬盘的安装和使用 56
2.7.2 U盘的安装和使用 56
2.7.3 使用移动存储设备注意事项 57
2.7.4 移动办公中无线上网的设置 57
2.8 速印机的使用与维护 59
2.8.1 速印机的基本知识 59
2.8.2 速印机的安装与使用 62
2.8.3 速印机的维护与保养 62
2.8.4 速印机的常见故障及其排除 64
2.9 传真机的使用与维护 65
2.9.1 传真机的基本知识 65
2.9.2 传真机的使用与维护 66
2.9.3 传真机屏幕英文提示及其中文对照 67
2.9.4 传真机的常见故障及其排除 68
2.10 数码相机使用与维护 69
2.10.1 数码相机的使用 69
2.10.2 数码相机的日常维护 73
2.10.3 数码相机常见故障及其排除 73
2.11 其他辅助办公设备介绍 74
2.11.1 多功能一体机 74
2.11.2 UPS 78
2.11.3 触摸屏 80
本章小结 80
复习思考 81
实践训练 81
第3章 办公中的文字处理 82
3.1 文字处理工作内容简介 82
3.1.1 文字处理与文字处理软件 82
3.1.2 文字处理软件的操作流程 83
3.2 简单办公文档制作流程 84
3.2.1 文档内容的录入 84
3.2.2 文档内容的编辑 86
3.2.3 设置字体和段落格式 87
3.2.4 添加项目符号与编号 88
3.2.5 页面设置 89
3.2.6 打印预览 90
3.2.7 文档的打印输出 91
3.2.8 文档的网上发布 93
3.3 公文行文规范及其制作 93
3.3.1 办公公文的行文规范 93
3.3.2 利用Word编排公文 94
3.3.3 套用模板来创建公文 97
3.4 复杂长文档的编排方法 99
3.4.1 输入调研报告文档内容 100
3.4.2 使用样式统一文档格式 101
3.4.3 脚注与尾注的添加 102
3.4.4 目录的制作 103
3.4.5 封面的制作 104
3.4.6 页眉的设置 105
3.5 办公中的图形对象制作 106
3.5.1 办公中流程图的制作 106
3.5.2 办公文档中公式的编辑 109
本章小结 112
复习思考 112
实践训练 113
第4章 办公中的表格处理 116
4.1 电子表格类型与制作流程 116
4.1.1 常用表格的类型划分 116
4.1.2 电子表格制作的软件选取 117
4.1.3 电子表格组成的常用术语 117
4.1.4 电子表格的一般处理流程 118
4.2 简单格式文字表格的制作 119
4.2.1 利用Word的“插入法”制作
规则的表格 119
4.2.2 利用Excel的“填格法”制作
规则的表格 123
4.3 复杂格式文字表格的制作 128
4.3.1 利用Word“绘制法”制作不规则
的表格 128
4.3.2 利用Excel制作不规则的文字
表格实例 136
本章小结 141
复习思考 141
实践训练 141
第5章 办公中的数据处理 145
5.1 数据的输入与编辑 145
5.1.1 常见类型数据的输入要点 145
5.1.2 几种常用的快捷数据输入方法 146
5.1.3 对输入数据进行有效性审核 148
5.1.4 下拉式列表选择输入的设计 150
5.1.5 选择型粘贴的操作与应用 151
5.2 公式与函数的应用 153
5.2.1 公式输入规则与编辑操作 153
5.2.2 公式中单元格的引用方式 155
5.2.3 函数应用的基础知识 159
5.2.4 数组公式及其应用 161
5.3 数据的排序与筛选 162
5.3.1 数据库表格的特点 162
5.3.2 数据排序的操作 163
5.3.3 数据筛选的操作 166
5.4 数据图表的制作 171
5.4.1 数据图表的类型介绍 171
5.4.2 数据图表的创建方法 174
5.4.3 数据图表的格式优化 176
5.5 数据汇总与透视分析 182
5.5.1 利用函数进行的数据汇总 182
5.5.2 数据库表格的分类汇总 185
5.5.3 多工作表数据的合并计算 187
5.5.4 数据透视表的创建与应用 191
本章小结 195
复习思考 196
实践训练 196
第6章 办公中的演示文稿制作 199
6.1 演示文稿及其制作软件简介 199
6.1.1 演示文稿的办公应用 199
6.1.2 PowerPoint功能特点 199
6.1.3 演示文稿制作时的几个术语 200
6.2 本章实例描述与分析 200
6.2.1 实例任务描述 200
6.2.2 制作效果展示 201
6.2.3 操作步骤与设计原则 202
6.3 演示文稿的创建过程 203
6.3.1 确定演示文稿的整体结构 203
6.3.2 快速建立演示文稿的框架 203
6.3.3 幻灯片中文字的编排 205
6.3.4 幻灯片中表格与图表的添加 206
6.3.5 幻灯片中多媒体对象的添加 207
6.3.6 幻灯片中旁白的录制 207
6.3.7 幻灯片中其他对象的添加 208
6.4 演示文稿的编辑与美化 210
6.4.1 幻灯片的编辑处理 210
6.4.2 幻灯片主题的更换 211
6.4.3 幻灯片版式的更新 211
6.4.4 幻灯片母版的设计 211
6.4.5 页眉页脚内容的添加 212
6.5 演示文稿的放映设置 212
6.5.1 放映方式的设置 212
6.5.2 切换效果的设置 213
6.5.3 动画效果的设置 214
6.5.4 超级链接的建立 215
6.5.5 自定义放映的设置 216
6.6 演示文稿的其他操作 216
6.6.1 演示文稿的页面设置与打印 216
6.6.2 将演示文稿保存为放映格式 217
6.6.3 将演示文稿保存为Web格式 218
本章小结 219
复习思考 219
实践训练 220
第7章 办公常用工具软件应用 221
7.1 压缩工具软件的应用 221
7.1.1 压缩软件的基本知识 221
7.1.2 WinRAR的下载与安装 221
7.1.3 WinRAR压缩/解压基本操作 222
7.1.4 应用 WinRAR进行分卷压缩 223
7.1.5 应用 WinRAR建立自解压文件 224
7.1.6 应用WinRAR加密压缩文件 226
7.1.7 应用WinRAR中的其他操作 226
7.2 安全工具软件的应用 228
7.2.1 安全工具软件的基本知识 228
7.2.2 安全工具软件的安装与卸载 229
7.2.3 360杀毒软件的使用 229
7.2.4 360安全卫士的使用 230
7.3 网络下载软件的应用 232
7.3.1 下载软件的基本知识 232
7.3.2 迅雷5的下载、安装与设置 233
7.3.3 使用迅雷5批量下载文件 234
7.3.4 使用迅雷5下载文件后自动杀毒 235
7.3.5 使用迅雷5导入未完成的下载任务 235
7.3.6 在迅雷5的下载同时实现播放功能 236
7.3.7 在迅雷5中设置代理服务器 236
7.4 系统优化软件的应用 237
7.4.1 系统优化软件的基本知识 237
7.4.2 Windows优化大师的下载与安装 237
7.4.3 用Windows优化大师进行
系统检测 238
7.4.4 用Windows优化大师进行
系统优化 239
7.4.5 用Windows优化大师进行
系统清理 241
7.4.6 用Windows优化大师进行
系统维护 243
7.5 图片浏览软件的应用 244
7.5.1 图片浏览软件的基本知识 244
7.5.2 ACDSee的下载与安装 245
7.5.3 应用ACDSee浏览图片 245
7.5.4 应用ACDSee对图片进行
幻灯片式放映 245
7.5.5 利用ACDSee将图片设置为
桌面墙纸 246
7.5.6 利用ACDSee制作“屏保” 246
7.5.7 利用ACDSee进行屏幕截图 248
7.5.8 利用ACDSee转换图像格式 248
7.5.9 利用ACDSee进行简单的
图像处理 249
7.6 文档阅读软件的应用 251
7.6.1 文档阅读软件的基本知识 251
7.6.2 Adobe Reader 9.1的下载与安装 251
7.6.3 应用Adobe Reader 9.1阅读
电子文档 251
7.6.4 应用Adobe Reader 9.1选择和
复制文字 252
7.6.5 应用Adobe Reader 9.1选择和
复制图像 252
7.6.6 应用Adobe Reader 9.1打印
PDF文档 252
7.6.7 应用Adobe Reader 9.1查看PDF
文件信息 252
本章小结 252
复习思考 253
实践训练 253
第8章 办公局域网的组建与运用 254
8.1 办公局域网概述 254
8.1.1 办公局域网的功能 254
8.1.2 办公局域网的类型 255
8.1.3 常用联网设备介绍 255
8.2 办公局域网的组建 257
8.2.1 网络设备的购置 257
8.2.2 安装网卡和铺设网线 258
8.2.3 TCP/IP网络协议的配置 259
8.2.4 设置计算机的网络标识 260
8.3 办公局域网的应用 261
8.3.1 设置共享文件夹 261
8.3.2 设置共享设备 262
8.3.3 搜索和访问网上计算机 262
8.3.4 映射网络驱动器 263
8.3.5 办公局域网应用举例 264
8.4 办公局域网常见故障及其排除 264
8.4.1 网络不通的故障 264
8.4.2 搜索不到共享打印机的故障 264
8.4.3 能Ping通IP地址但Ping不通域名
的故障 265
8.4.4 IP地址冲突的故障 265
本章小结 265
复习思考 265
实践训练 266
第9章 办公中因特网资源的应用 267
9.1 网上信息资源的搜索 267
9.1.1 IE浏览器的自动搜索 267
9.1.2 利用搜索引擎搜索资料 268
9.1.3 搜索引擎的应用技巧 271
9.2 网上信息的浏览与保存 276
9.2.1 使用IE浏览信息 276
9.2.2 IE中收藏夹的使用 278
9.2.3 不同情况下的网页保存 279
9.3 网页内容的打印处理 280
9.3.1 直接打印未打开的网页 280
9.3.2 网页打印前的页面设置 280
9.3.3 网页打印前的预处理工作 281
9.3.4 网页打印前的表格转换操作 285
9.4 网络视频会议及其实现 286
9.4.1 网络视频会议简介 286
9.4.2 网络视频会议系统及其组成结构 287
9.4.3 利用NetMeeting实现网络
视频会议 289
本章小结 293
复习思考 293
实践训练 293
第10章 办公自动化综合应用情景实例 294
10.1 本章任务的问题情景分析 294
10.1.1 任务描述 294
10.1.2 问题分析 295
10.1.3 工作概况 295
10.2 招聘计划阶段的办公应用 296
10.2.1 人员补充申请表 296
10.2.2 人员需求汇总表 296
10.2.3 招聘职位设置表 297
10.2.4 招聘计划审批表 298
10.2.5 招聘简章的编制 298
10.2.6 校园招聘方案的确定 299
10.2.7 报名登记表 299
10.2.8 个人求职简历表 299
10.3 招聘实施阶段的办公应用 301
10.3.1 报名人员汇总表 301
10.3.2 面试试题的准备 302
10.3.3 面试成绩评判表 303
10.3.4 综合成绩排序表 303
10.3.5 人员录用通知书 304
10.3.6 人员辞谢通知书 304
10.3.7 录用结果公示 305
10.3.8 相关协议的签订 305
10.3.9 劳动合同的签订 306
10.4 招聘评价阶段的办公应用 306
10.4.1 招聘成本的核算 306
10.4.2 招聘工作的评估 307
10.4.3 招聘工作的总结 307
10.4.4 相关文档的归档 307
实践训练 307
参考文献 308

1. 办公自动化高级应用 [陈萍 朱晓玉]
2. 信息技术基础实训与习题指导（Windows7+Office2016） [主编 周金容 唐天国]
3. Python办公自动化—玩转Excel [郝春吉 刘智杨 周永福 黄 诠]
4. 办公自动化高级应用案例教程（微课版） [高海波 张诚 杨顺]
5. 大学计算机基础教程（Windows 10+Office 2016） [主编 吴志攀 刘 利]
6. 计算机应用基础（Windows 10+Office 2016） [主编 任洪亮 邢海燕]
7. 计算机应用基础教程（Windows 10+Office 2019） [主编 聂长浪 贺秋芳 李久仲]
8. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2016） [主编 王洪平 杨华]
9. 大学计算机基础教程（Windows 10+Office 2016） [主编 饶拱维 郭其标 房宜汕]
10. 计算机应用基础（Windows 10+Office 2016） [主编 阳晓霞 谭卫]
11. 办公自动化高级应用教程 [丁茜 杜文洁 王伟 王占军 王]
12. Office 2010办公自动化高级应用实例教程（第二版） [主编 谢海燕 吴红梅 陈永梅]
13. Office高级应用项目式教程 [主编 李观金 林龙健 王静]
14. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2010）（第二版） [主 编 李建军]
15. 计算机应用技能教程——全国计算机等级考试一级MS Office 2010 [主编 石铁峰 王祖伟 宋家慧]
16. 计算机应用基础教程（第三版）（Windows 7+Office 2010） [主编 聂长浪 贺秋芳 李久仲]
17. Office 2016办公自动化案例教程 [主编 林沣 钟明]
18. 办公软件高级应用 [主 编 阙清贤 黄诠]
19. 计算机应用基础教程（Windows 7+Office 2010） [主 编 潘 迪 代子静]
20. 计算机应用基础情景化教程（Windows 7+Office 2010）（第二版） [主编 王宏斌 张尼奇 王锋]
21. 计算机一级MS Office全真模拟手册（第二版） [主编 张建军 李瑛 王锋]
22. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2010） [主编 张晓琪 唐天国]
23. 计算机应用基础实训与习题指导（Windows 7+Office 2010） [主编 唐天国 曾庆勇]
24. 计算机应用基础——全国计算机等级考试一级MS Office 2010 [主编 石铁峰 王祖伟 宋家慧]
25. 计算机导论（基于Windows 7+Office 2010）（第二版） [主编 柳青]
26. 全国计算机等级考试一级MS Office教程及实训指导 [主编 张心越 刘玉芳 邢怡]
27. Windows+Word+Excel+PowerPoint效率手册一本通 [文渊阁工作室　编著]
28. Office 2010办公自动化案例教程 [主编 林沣]
29. 计算机应用基础立体化教程（Windows 7+Office 2010） [邹承俊 周洪林 雷文全 刘和文]
30. 计算机应用基础（Windows 7+Office 2010） [主编 王树军]