涉外秘书沟通实务

1. 国内第一本英文写就的实际操作的秘书实务教材，涵盖涉外秘书实际工作的主要方面：办公室日常事务、商务旅行、接待事务、会议事务。

2. 以项目导向、任务驱动、工学结合的教学模式来构建教学内容，突出操作性。

3. 以案例导入，并加以阐释分析知识点，让学生掌握具体工作场景中语言的恰当使用。

自20世纪70年代后期中国改革开放初始起，越来越多的合资企业、三资企业和外资企业进入中国大陆，涉外秘书也随之成为必不可少的工作岗位和职位。除去熟练掌握一种（或多种）外语，在工作中熟练使用现代化高科技办公设备、通晓贸易和法律知识、具备优秀的协助和协调专业能力，还有在跨文化沟通中做到游刃有余，所有这些都是涉外秘书所应该具备的素质和技能。

在西方国家，从事涉外秘书这种工作的人常常称为行政专业人士，其工作内容远非仅仅打字和接听电话（参见国际职业秘书协会网站IAAP：http://www.iaap-hq.org/）。涉及这个岗位有几个称谓，即PA，EA，AA，需要做一说明：PA，私人助理（Personal Assistant）的首字母缩写，也常称为总经理或总裁秘书，管理办公室日常事务（会议、信件往来、行程安排、会见等）和上司的个人事务（子女入托或入学、理发、体检、亲友宴会、给配偶买礼物、娱乐活动等）；EA，执行助理（Executive Assistant）的首字母缩写，常辅助财务主管或其他执行主管等的工作；而在大型公司辅助团队或某个部门主管工作的称为行政助理（Administrative Assistant，AA），比如销售部秘书，但是在另外一家专业性公司可能就是管理性工作的助理了。AA（行政助理）更多可看做是私人助理和执行助理的总称。称呼之所以有各种不同，实质上是由助理人员在各家公司的组织层次中辅助和汇报的不同对象决定的。如果有工作的需要，行政助理会在公司的各个部门各个层次发挥不可替代的作用，甚至有些助理有时会代替老板在一些事务上做决定。这样一来，私人助理（PA）或执行助理（EA）很可能会发展为职业经理人。

优秀的行政助理能尽善尽美地辅助其上司的工作。行政助理常常将每一件事情悉心考虑，了解他的管理模式和做事风格，处处为上司考虑周全周到，不仅仅做好本职日常工作和上司交代的工作，还要提前想到上司下一步的安排，预计其需要的帮助，适当时候，还能为其提供建议和实质性的处理手段和方法，为上司的工作和生活铺平道路。学会并帮助上司和其他各个部门、公司上下的员工加强沟通，为上司考虑在前，默默提供支持，平易近人，处事不惊。

秘书或行政助理是上司的左膀右臂，想其所想，考虑周全周到。同时行政助理每天都在和人打交道，沟通是其天职，是工作生命的基本元素。他们通过口头和书面形式，无时不刻传达和接收来自上司、同事或公司客户的信息。

《涉外秘书沟通实务》是国内第一本英文写就的实际操作的秘书实务教材，涵盖涉外秘书实际工作的主要方面：办公室日常事务、商务旅行、接待事务、会议事务。整本教材以秘书的四大主要工作内容的实际流程为主线，以项目导向、任务驱动、工学结合的教学模式来构建教学内容，突出操作性。以案例导入，并加以阐释分析知识点，让学生掌握具体工作场景中语言的恰当使用。训练部分以涉外秘书沟通的工作任务或任务过程为工作情景来设计实训题目，确定能力训练目标，最后测评和反馈。该教材的另一重点是让学员学习用恰当的英语来完成各项工作。全体编著者希望本书能帮助读者对这个必不可少的而且充满挑战的职业有更深刻的了解，并且对秘书使用的语言有所掌握，也希望能帮助从业人员成长为自信、优秀的行政助理。

本书是秘书类教材工学结合的首次尝试。在编写过程中，编著者很难涵盖秘书工作的方方面面，未来的修改和补充必不可少，编著者还将与时俱进，积累更多、更好、更贴近秘书实际工作的材料和资源。本书自然也是引玉之作，所有编写人员都真诚期待亲爱的读者提出宝贵意见，以便在未来的修订中不断精进。

本书编写人员

第一章 办公室日常事务

项目一 金银姬 张士云

项目二 张士云

项目三 代晓丽

第二章 商务旅行

项目一 姚方杰

项目二 杨清

项目三 丁丽岩

第三章 接待事务

项目一 白冰

项目二 张弓

第四章 会议事务

项目一 刘轶新

项目二 刘轶新

项目三 刘轶新

审阅、校对 韩乃臣

编者

2011年3月

前言

Chapter One Office Routines 1
Project One Telephone Communication
电话沟通 1
Part one: General knowledge知识目标 2
Part two: Field Practice实训练习 5
Part three: Assessments实训评估 7
Project Two Mail Management信函管理 8
Part one: General knowledge知识目标 9
Part two: Field Practice实训练习 16
Part three: Assessment实训评估 19
Project Three Time Management时间管理 20
Part one: General knowledge知识目标 20
Part two: Field Practice实训练习 27
Part three: Assessments实训评估 27
Chapter Two Business Trip 29
Project one Preparation for International
Business Trip 商务旅行准备 29
Part one: General knowledge知识目标 29
Part two: Field Practice实训练习 34
Part three: Assessments实训评估 34
Project Two Being on Business Trip
商务旅行中 35
Part one: General knowledge知识目标 36
Part two: Field Practice 实训练习 42
Part three: Assessments实训评估 44
Project Three Developing Cross-cultural Awareness
培养跨文化交际意识 45
Part one: General knowledge知识目标 45
Part two: Field Practice实训练习 54
Part three: Assessments实训评估 54
Chapter Three Reception 57
Project One Guest Reception来宾接待 57
Part one: General knowledge知识目标 57
Part two: Field Practice 实训练习 67
Part three: Assessments实训评估 69
Project Two Business Reception商务接待 70
Part one: General knowledge知识目标 71
Part two: Field Practice实训练习 80
Part three: Assessments实训评估 81
Chapter Four Meetings 83
Project One On-site meetings公司内部会议 83
Part one: General knowledge知识目标 84
Part two: Field Practice实训练习 95
Part three: Assessments实训评估 96
Project Two Off-site Events: Annual Meeting
公司年会 98
Part one: General knowledge知识目标 98
Part two: Field Practice 实训练习 107
Part three: Assessments 实训评估 107
Project Three Exhibitions展会 110
Part one: General knowledge知识目标 110
Part two: Field Practice实训练习 121
Part three: Assessments实训评估 121
Bibliography参考文献 125

1. 商务秘书理论与实务（第三版） [主编 张同钦]
2. 黄河流域非遗衍生品传播与经济开发协同发展研究 [毕雪燕 赵爽 著]
3. 秘书实用法律（第二版） [主 编 王秀卿 李克凝]
4. 建设工程经济 [全国一级建造师考试研究中心 编]
5. 高等学校毕业设计（论文）指导教程——经济管理类专业 [主编 鲜于玉莲 田侠]
6. 经济数学（第三版） [何春江]
7. 经济数学——微积分 [主 编 黄玉娟]
8. 经济数学——概率论与数理统计 [主编 林少华 孟艳双]
9. 经济数学——线性代数 [主编 李宗强 史昱]
10. 中国区域经济协调发展研究 [胡少维 著]
11. 经济数学——微积分（第二版）同步辅导及习题全解` [郝国亮]
12. 西方经济学（微观部分•第五版）全程辅导及习题精解 [汲欣欣]
13. 西方经济学（宏观部分•第五版）全程辅导及习题精解 [汲欣欣]
14. 经济应用数学基础（一）微积分（第三版）全程辅导及习题精解 [冯君淑]
15. 经济应用数学基础（二）线性代数（第四版）全程辅导及习题精解 [郭志梅]
16. 经济数学——线性代数（第二版）同步辅导及习题全解 [刘波]
17. 经济数学——概率论与数理统计（第二版）同步辅导及习题全解 [张艺馨]
18. 低碳经济——科学发展的呼唤 [沈晓 何志武]
19. 文秘英语 [徐希锦 张会青]
20. 英语财富密码·尽晓全球财经报刊经济热点 [主编 江南羽 余利丹]
21. 旅游信息化简明教程 [周贺来 主编]
22. 秘书英文写作 [主编 刘立莹 张红]
23. 经济学基础 [主编 闫彦 周登峰]
24. 秘书实用法律 [李克凝 王秀卿]
25. 商务秘书理论与实务（第二版） [董宣 张同钦 主编 ]
26. 西方经济学（宏观部分•第四版）课堂笔记及习题全解 [李莹莹 汲欣欣]
27. 西方经济学（微观部分•第四版）同步辅导及习题全解 [魏亚楠 汲欣欣]
28. 经济法 [李克凝 畅春霞 主 编 ]
29. 商务电脑实务 [主编 连卫民 徐保民]
30. 宏观经济统计分析——理论、方法与实务 [龚曙明 编著]